Motivasyon, Performans İlişkisi
Dr. Sabit Tunçel(Mba) Ağaçişleri End.Yük.Müh. www.sabittuncel.com
Özet
İnsan kaynakları yönetiminde motivasyon kavramı son derece önemli ve üzerinde titizlik ile çalışılması gereken bir konu. Günümüzde işletmelerin kariyer planlamasına verdiği önem ve çalışanın işletmeden beklentilerinin kesiştiği noktada motivasyon olgusu önem kazanmaktadır. Bu çerçevede işletmelerde yapılan uygulamaların getirdiği sonuçlar incelenmiştir.
1. Giriş
Yöneticilik yaptığım birçok mobilya üretim işletmelerinde her zaman mavi yaka veya beyaz yaka ayırt etmeksizin çalışanların motivasyonunu yükseltecek çalışmaları ön planda tuttum. Bu konu ile ilgili kazanımları örnekleri ile birlikte rakamsal ifadeler ile destekleyerek işletmelerdeki uygulama sonuçlarını bu makalemde sizler ile paylaşmak istedim.
Birçok yayınlarda da işletme içi gelişimde sürekliliğin sağlanabilmesi ve katılımcılığı arttırmak ile ilgili ifadelerde motivasyonun ön plana çıktığı görülmektedir. Yapılan araştırma sonucuna bakıldığında verimliliği artırıcı unsurlardan biri olarak karşımıza çıkmaktadır. Özellikle mavi yakalı personelde bu çok daha etkili olduğu gözlenmiştir.
Öncelikle motivasyon kavramının ne olduğu ve bunun insan üzerindeki etkilerine değinilip, sahada nasıl yöntemler uygulanarak bunun sağlandığını sırası ile inceleyelim.
2. Motivasyon
İnsan kaynakları yönetiminin en önemli unsurlarından biridir. Burada dikkat edilecek nokta organizasyon içerisinde ve dışında çalışanlarının tüm ihtiyaçlarını doğru şekilde algılayıp yorumlamak organizasyonun performansını arttıracağından yönetim kademesindeki kişilerin büyük bir dikkat ve titizlikle motivasyon konusunda bilgilenmeleri oldukça önemlidir. Herkesin bildiği Maslow’un ihtiyaçlar hiyerarşisi aslında anlatmak istediklerimizi son derece yalın bir dil ile özetlemektedir.
Motivasyon konusunda ilk adım istektir, bir işin yapılması için o işi yapacak kişide ilgi ve isteğini yapacağı işe kanalize etmek önemlidir. Bunu sağlamak için yapılacak olan çalışmalar veya yönlendirmeler motivasyon kavramı içerisindedir.
İkinci adımı ise hedef belirlemektir. Bunu yaparken oldukça dikkatli davranmak gerekir. Gösterilen hedef erişilemez olduğunda istenilenin aksine sonuç ile karılaşmak olasıdır. Şunu hiçbir zaman unutmamalıyız, uzak hedeflere ulaşmak, yakın hedeflerin gerçekleşmesine bağlıdır.
Üçüncü adımda değer vermektir. Çalışanın statüsü ne olursa olsun ona verdiğiniz değeri kendisine mutlaka göstermelisiniz. Bu o kişinin işine gösterdiği özeni ve saygıyı arttıracaktır.
Dördüncü adım ise çalışanlarınızı mazeret üreten değil fikir üreten kişiler olmalarını sağlamalısınız. Böylece işletme sürekli dinamik olacağı gibi çalışanlarda her zaman bir öncekinden daha iyisini yapma çabası içerisine gireceğinden iş monotonluğu ortadan kalkacak, üretkenlik işe dinamizm katacaktır.
İşletmelerin birçoğunda çalışanların motivasyonunun artırmak denilince ilk akla gelen parasal ödüllendirme ya da prim sistemi konuşulmaktadır. Oysaki çalışanların iç dinamiklerini hareketlendirmek için her zaman parasal getiri ile üretilen çözümler istenilen sonucu vermemektedir. Üretkenliği arttırmak için konulan prim sistemi eğer doğru seçilmemiş veya kurgulanmamış ise belli bir süre sonra yapılacak revizyonlar ile uygulamaya alınacak yeni yöntemler direkt olarak çöküntüye neden olacak ve istenilen sağlanamayacaktır. Ya da parasal getiride farklı yöntemler ile sağlanacak artış belli bir süre sonra kanıksanacak ve o ilk yükseliş bir anda inişe geçecek ve eski durağanlığına kavuşacaktır. Bu nedenle çalışanların işletmeye ve işlerine olan ilgi ve bağlılıklarını arttırmak için yaptıkları işlere ve fikirlerine değer verdiğinizi hissettirmeniz ve bunu iş arkadaşlarının içerisinde kendisi ile paylaşmanız onurlandırmanız son derece önemlidir.
3. Çalışana Değerini Hissettirmek
Size bağlı çalışanlara verdiğiniz değeri göstermenin birçok yöntemi var tabiî ki bunların yöneticiye göre uygulama yöntemleri değişmekle beraber yaklaşım olarak bir birine benzer uygulamalardır.
Şimdi bu uygulamaları nedenleri ve bıraktığı izleri ile birlikte inceleyelim. Burada insan davranışları ve yaklaşım oldukça önemli. Dikkat edilecek nokta ise kişi/kişilere bunu doğru anlatabilmek. Yapılacak uygulama parasal bir ödüllendirme veya bir takım belgeler verilerek onurlandırma olsa dahi, tüm detayları ve kısıtları ile birlikte anlaşılır bir dil ile anlatılmalıdır. Anlatılan ödül sisteminin anlaşılırlığı kontrol edilmeli ve anlatıldığı şekilde de iyi yapılmış bir izleme yöntemi ile sonuçların herhangi bir şüphe doğurmayacak şekilde ilan edilerek uygulanması sağlanmalıdır.
3.1. Stresi Yönetmek
Günümüz çalışma ortamında en büyük problem stres, dolayısıyla bunun doğru yönetimi bireyler üzerindeki etkisini azaltacak yöntem ve çalışmalarında işletmelerde yapılması işteki motivasyon bozukluğunu önleyecektir.
Stresin önetilebilmesi için, stres kaynaklarının tespiti ve bunların analizlerinin yapılarak kaynaklarının tespit edildikten sonra ortadan kaldırılması için gerekli çalışmaların yapılması ve bunun için öneri mekanizmasının çalıştırılması önemlidir.
İşletmelerde çalışanların stres kaynakları sadece işten değil aileden, çevreden, yöneticilerden ve insani ilişkilerinden de kaynaklanabilmektedir. Stres çalışanlar üzerinde davranış, sağlık ve performans üzerinde olumsuz etkiler göstermektedir. Çalışma ortamındaki stres arttıkça, kişiler üzerindeki olumsuz etkileri de aynı oranda artmaktadır.
Peki, stresi önlemek için neler yapmalıyız. Bu konuya iki farklı açıdan yaklaşılmalıdır. Birincisi kişinin kendisi stres ile mücadele edeceği gibi, şirket organizasyonunun da stres yönetimine önem vermesi gerekmektedir.
Burada bireyin yapması gerekenler,
- Kendisi için uygun olan bir spor dalı ile uğraşması
- Zamanı iyi yönetmesi
- İşi ile ilgili çalışmalarda önceden hazırlanmalı
- Sosyal ilişkilere önem vermeli
- Dinlenmeye yeterince vakit ayırmalı
- İleri düzeydeki vakalarda doktor kontrolüne başvurmalı.
İşletmenin organizasyonel yapısının stres ile ilgili yapacakları ise şöyle sıralanabilir.
- Şirket bünyesindeki tüm çalışanlara değer vermeli
- Görev tanımlarının açık ve net olarak belirlenmesi
- Kültürel ve sportif organizasyonlara önem vermeli
- Ödül ve takdir mekanizmasını çalıştırmalı
- Çalışma ortamını iyileştirmeli
- İş monotonluğundan kurtaracak rotasyonları yapmalı
- Çalışanların sağlık sorunları ile yakından ilgilenmeli.
3.2. Parasal Ödüllendirme
Parasal ödüllendirme yöntemi birçok işletmenin sıklıkla uyguladığı son derece gelişmiş bir yöntemdir. Bazı işletmelerde bu prim sistemi bazılarında ödüllendirme veya ayın elemanı şeklinde olmaktadır. Dikkat edilecek nokta kriterlerin ve kurgunun doğru kurulmasıdır. Değerlendirme kriterleri herkese eşit uzaklıkta ve doğru katsayılar ile hesaplanmalıdır. Oluşturulan ölçütler çalışanlara en ince detayına kadar anlatılmalı ve hiçbir soru işareti kalmayacak şekilde algılanması sağlanmalıdır. Bu konuya özellikle sistemin güvenilirliği ve çalışanlar arasında polemik yaratmaması açısından dikkat edilmelidir.
3.3. Manevi Değer
Parasal ödüllendirmeden daha etkili olan ise manevi anlamda yaptığı iş ile ilgili çalışanların takdir edilmesidir. Bunun içinde uygulanan çok farklı yöntemler vardır. Her şeyden önce çalışanların eğitimine önem verilmesi ve bu konuda yapılan çalışmaların iyi bir tasarım mantığı ile yapılmış sertifikalar ile bunun belgelenmesi ve bu belge dağıtımının herkesin içinde o kişiyi yüceltecek şekilde takdim edilmesi. İşletmenin çalışanlarına verdiği değer ve önemi göstermek açısından önemlidir. Diğer yandan özellikle üretimde verimliliği artırıcı çalışmalar yapmak ve bu çalışmalarda insanların önüne hedeflerin konup bu hedefi geçenlere rekor belgesi gibi bir belgenin verilmesi. Böyle bir çalışma hem iş verimliliğini artıracak hem de, insanların kendi aralarında rekabetçi bir ortam yaratmasını sağlayacaktır. Burada önemli olan nokta ise, hedeflerin doğru rakamlar ile tespit edilmesidir. Bu hedefler ne aşılamaz nede kolay aşılabilir olmamalıdır. Çalışanlar ile sürekli diyalog içerisinde bulunmak ve onlara işletmenin verdiği değeri hissettirmek son derece önemlidir. İnsanlardan kapasitelerine uygun iş istemek yapamayacağı iş veya görevleri kendilerinden beklememek gerekir. Kapasitesine uygun olmayan iş verildiğinde hem işletme zarar görecek hem de, çalışan kişi o işten tatmin olmayacaktır. Sonuçta her iki tarafta hedeflediği performansa ulaşamadığı için belli bir süre sonra kopmalar başlayacaktır. İşletme içerisinde çeşitli iş geliştirme çalışmaları uygulanmalı (kaizen felsefesi işletilmeli) sonucu istatistiksel olarak değerlendirilerek getirilen öneri sayısına göre en fazla öneri getiren kişi/kişilere takdir ya da teşekkür belgesi verilmeli. Özelikle bu tip belgelerin direkt olarak evlerine posta yolu ile ulaştırılması ya da aileleri ile birlikte düzenlenen yemekli bir organizasyonda kendilerine takdim edilmeli. Ailesi ile paylaştığı böyle bir olay o kişiyi onurlandıracak ve işine daha güvenle sarılacaktır. Unutmayalım ki insanlar takdir edilmekten ve toplum içerisinde saygı görmekten büyük oranda haz alırlar. Bu nedenle yapılacak böyle bir çalışma sistematiği ile motivasyon büyük oranda artacaktır.
3.4. Performans Yönetimi
Burada iki farklı açıdan yaklaşmak daha doğru olmaktadır. Birincisi, organizasyon içerisindeki katılımcıların faaliyetlerinin değerlendirilmesi. İkincisi ise organizasyonun faaliyetlerinin değerlendirilmesidir.
Organizasyon içerisindeki katılımcıların performanslarının ölçülmesi, insan kaynağının organizasyonun performansına ne düzeyde katkı sağladığının tespitidir. Bunların tespitinin yapılması sonucunda
- İnsan kaynağının eğitim ihtiyacı
- Sürekli gelişimin sağlanması
- Bazı kendi yeteneklerin gösterememiş kişilerin ortaya çıkartılması
- Çalışma azmi yüksek olanları motive etmek ve onların bu gayretinin farkında olunduğuna işaret etmek
- Az gayretli ile gelişim için fazla gayret sarf edeni ayırt etmek ve buna göre değerlendirmek
- Zam döneminde herkese hak ettiği kadar zammı ön göre bilmek
- Çalışanların kariyer planlamasını yapabilmek
- Ödül ve terfi konularında teşvik edici unsur olması
Tüm bu çalışmalar yukarıda da belirttiğim gibi son derece hassas ve titizlik ile yapılması zorunludur. Aksi durumda olumsuz sonuçlar doğurabilmektedir. Bu nedenle kullanılacak matematiksel ve istatistiksel yöntemler yüksek güvenilirlik ve doğru kurgu ile yapılmalıdır. Çalışanların performanslarının değerlendirmesinde her birim veya kategoriden kişilerin olduğu bir çalışma grubu oluşturulup Şekil 1. de belirtilen sürecin izlenmesi durumunda, yapılan çalışma tüm çalışana yayılmış ve güvenilirliği yüksek düzeyde olacaktır.
Şekil 1. Performans Değerlendirme Süreci
3.5. Çalışma Ortamı
Özellikle beyaz yakalı personelde iş yeri çalışma ofisi o kişinin motivasyonu açısından son derece önemlidir. Özellikle çalışma ortamının rahat ve ferah görünmesini sağlayacak renklerin kullanılması. Kendisine ait çalışma alanının dizaynı çalışma anında tüm ihtiyaçlarına yanıt verecek ergonomiye sahip ve ulaşılabilir olmalı. Statü arttıkça kapalı mekanlar devreye girmekte ve burada kişinin daha özgür olması ve statüyü vurgulayan dekorasyona sahip olması oldukça önemlidir. Statü arttıkça özel araç devreye girmekte ve bu aracın markasından konforuna kadar her şey o şirketin staff kadrosuna verdiği önemi göstermektedir. Burada önemli olan nokta şudur. Her ne kadar bu saydıklarımın hepsi işletmenin vitrinini oluştursa da çalışanın motivasyonu ve işletmeye aidiyetini etkileyen ve üzerinde önemle durulması gereken konulardır. Beyaz yakalı personelin kalıcılığının sağlanması öncelikle yaptığı işe göre aldığı bedelin uygunluğu ve kendisine sağlanan özel koşullardır. Tüm bunların yanı sıra iş tatmini açısından baktığımızda yönetici kadrolar yaptıkları işin firma çıkarlarına uygunluğu ile beraber hedeflere ulaşmadaki başarıları büyük haz vermektedir. Eğer işletme yöneticisine hedef gösteremez duruma geldi ise orada işler rutinleşmiş demektir. Buda yöneticinin kendisinde heyecan uyandıracağı başka arayışlara girmesine neden olacaktır.
İş ortamındaki monotonluğu yok etmek ve ilk günkü heyecan ile çalışmak için en az 2 sene ara ile çalışma ortamının düzenini veya renklerini değiştirmek olumlu etki yaratacaktır. Yukarıda belirttiğim gibi staff kadro/kadrolar içinde çeşitli takdir veya teşekkür belgeleri organize edilebilineceği gibi. Konusu ile ilgili kendisini geliştirecek bir takım eğitim programlarına da göndermek ve bunun sonucunda statüsünde değişiklikler yapmak o kişinin aidiyetini arttıracaktır.
3.6. Ürün veya Hizmet Sunumu
Ürün ve hizmet sunumunda ki; motivasyon kavramı ise şu şekilde öne çıkmaktadır. Son dönemde gelişen satış stratejileri ile müşteri odaklı çalışma sisteminin ön plana çıkması, müşteri taleplerinde bireyselleşmeye yönelimi arttırmıştır. Buda hizmet sağlayıcılarının tatmin derecesi yüksek ürünler/hizmetler ile doğru yanıtı vermesini zorunlu kılmaktadır. İşletmelerin müşteriden beklenilen olumlu geri dönüşü alabilmeleri için yönetim şekli takım odaklı ve bireysellikten uzak işletmeyi bir bütün olarak algılayan anlayışta yapılandırılmalıdır. Bu sayede müşterinin tatmin düzeyi yükseltilmiş buradan gelen geri besleme ile çalışanın başarıdan kaynaklı iş motivasyonu artmış olacaktır. Aynı zamanda olumlu geri dönüşümler işletme içerisinde yoğun bir sinerji yaratacağından çalışanın tatmin düzeyi de yükselecektir.
4. Sonuç
Mamul veya hizmet üretimi ayırt etmeksizin yapılan tüm çalışmalarda insan faktörü ön plana çıkmaktadır. Çalışanın işletmesine bakış açısı ve işletmenin çalışanına verdiği değer ürün veya hizmetin kalitesine direkt etki edeceği unutulmamalı, organizasyon içerisine dahil olan tüm çalışanların performansının ve iş konsantrasyonunun üst düzeyde olması yaşama ve işe olan motivasyonuna bağlı olduğu göz ardı edilmemelidir.
İşletmeler insan kaynakları yönetimine bu bağlamda ciddi anlamda değer vermek ve gerekli çalışmaları özen ile yapacağı alt yapıyı kurup bunu işleterek istedikleri performansa ulaşacaklardır.
5846 sayılı yasa gereği lütfen gerektiği gibi kaynak göstermeden alıntı yapmayınız
Kaynaklar
MPM Motivasyon Verimliliği Artırıcı Yaklaşım ve Teknikler Dizisi 11
Prof.Dr.Müh. Bülent Kobu Üretim Yönetimi, İstanbul Üniversitesi Yayınları No:3424
Prof. Dr. Coşkun Can Aktan Değişim Çağında Yönetim, Sistem Yayıncılık 414, Yönetim Dizisi
MPM Verimlilik Yönetimi, Joseph Prokopenko, Çeviri, Olcay Baykal, Nevda Atalay, Erdemir Fidan,Ankara,2003